如何成功组织产品推广会

　　推广会简介

　　简言之，推广会是为产品(或企业品牌)进行促销推广而以会议形式举办的一种活动。由于它具有与客户面对面沟通而见效较快的特点，所以经常为企业及业务人员所运用。诸如媒价推广会、产品推广会、服务推广会、人员推广会等等均属推广会的范畴。本文仅谈谈产品推广会。

　　根据组织方式的不同，推广会主要可以分为客户年终答谢会、新产品推介会、产品促销会三种。我们通常所说的推广会一般是指后两种。

　　根据目标对象的不同，推广会还可以分为商业推广会（目标对象主要为渠道批发商）、纯销推广会（目标对象为渠道链的下游客户。即通常所说的零售终端客户）

　　产品推广会四步曲

　　一、前期准备

　　如果把组织产品推广会比喻成建造大厦的话，那么前期准备工作就是夯地基。地基夯实与否，直接决定大厦能否建成及大厦建成后的质量。前期准备是否充分，直接决定活动能否成功!这一阶段主要包括：

　　明确费用预算：根据活动规模、活动档次等确定对活动费用进行预算。主要包括礼品费用、产品促销费用、赠品费用、展品费用、餐饮费用、场地租金、宣传物品费用及其他费用。

　　确定活动主题：随着市场竞争日益激烈，各厂家的推广会活动几乎是你方唱罢我登场，因此，选择一个合适且新颖的活动主题，才可以使拟举办的会议与众不同，吸引客户积极参与，提高客户的参会欲望，从而提升客户参会率。

　　选择合作商业，并与之深入、充分沟通：无论是商业推广会还是纯销推广会，最好与当地一家商业公司联合举办。这样可以充分它在当地的影响及网络资源。合作商业最好是当在比较有知名度、影响力的商业公司，并与它进行深入、充分沟通，特别是要取得它领导层的高度重视。这点至关重要，也是成功举办活动的前提，否则可能事倍功半，甚至导致前功尽弃。

　　确定活动时间：详细了解竞争对手举办活动的具体时间及活动的其他相关信息。原则上应选择在竞争对手举办活动之前，或至少一周之后。否则容易产生冲突，导致效果打折。如果是纯销推广会，则举办时间不宜定在周末，(因为对零售终端而言，周末往往是销售高峰，大都不愿意参加类似活动)，相反如果是商业推广会，则最好选择在周末。周末商业公司负责人时间比较充裕。

　　确定举办地点：活动举办地点应与拟邀客户的身份及企业品牌形象基本吻合，既不能无限拔高，否则将无谓增加促销费用，但也不能太过于寒碜，既使客户不满，又使企业形象掉价。

　　确定参会对象：邀请参会对象应注意以下事项

　　(1)、 客户邀请最好以合作商业的名义，并且让其业务人员参与确定拟邀客户名单

　　(2)、 国营、集体单位客户与私营单位客户应区别对待：后者最好不要与前者同时作为邀请对象，否则容易产生较多不可预见的问题，同时制定活动促销政策也会顾此失彼。

　　(3)、 有行政隶属关系的客户不宜同时作为邀请对象。如乡卫生院与村卫生室则不宜同时作为邀请对象。这主要考虑中国人文文化。

　　确定会议议程及活动政策

　　邀请函发布与信息反馈：确定上述事项后，应于活动举办前10天左右以请柬形式将邀请函及活动政策简介寄发至被邀客户。并督促合作商业公司业务人员及时跟踪，对大客户及关键客户应亲自面访。活动举办前3天左右，应对被邀客户逐一通过电话确认。以便对到会人员做到心中有数。

　　二、现场控制

　　活动现场的关键在于活动气氛渲染好坏与否，这直接影响推广会的总体效果。

　　1、  提前半天进行活动现场布置：如展品摆放、宣传物品布置、音响及投影设备调试等等。

　　2、  活动开始前半小时，服务人员（包括迎宾台、签到台等）应一律佩带胸卡，并各就服务岗位，同时，会场可以播放企业宣传片等。

　　3、  现场气氛应以活跃、吉庆为主基调。主持人要善于渲染现场气氛，充分调动参会客户的兴趣，如期间插入适量的互动游戏、有奖问答。

　　4、  控制会议各项议程时间

　　有些厂家习惯于把邀请客户代表发言，嘉宾致辞、厂家产品介绍等内容作为议程列入进来，这未尝不可。但对这类议程，应把握好时间度。一般情况下客户代表发言及嘉宾致辞以2-3分钟为宜。活动及厂家产品介绍以20分钟左右为宜。（当然，如果是新产品上市推广会，则可以适当延长）

　　三、会后跟踪

　　很多业务人员认为推广会议一结束就万事大吉，也无须再做什么后续工作，只待业绩源源不断!这大错特错!

　　其实推广会议现场的作用极其有限(会议营销的效果可能会好一些)。仅凭短短几个小时，客户不可能对厂家及其产品有一个比较全面的了解，当然也就更谈不上产生交易的冲动。即使现场产生冲动但如果没有行动的话，那也是枉然。因为，在信息高度发达的今天，用不了多长时间，客户早把你丢到九霄云外!

　　因此，会议结束之后，厂家业务人员应对参会客户(至少是重要客户及潜在客户)予以及时且持续的跟踪与回访。认真听取他们对产品或服务的看法与建议，及时解决他们在销售过程中存在的困惑与问题，不断强化客户对厂家及其产品的印象，进而使其发生采购的实际行动。